受注・請求・入金を、同じデータで管理する。

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入力を引き継ぐ部分と、担当者が確認する部分

取引先がポータルから送った注文は、そのまま社内の受注一覧に入ります。電話やメールで受けた注文は社内で登録します。どちらの入口でも、保存した受注明細を後の請求に引き継ぐため、請求のたびに品目・数量・単価を入力し直す必要がありません。

納品の確認、請求対象の確定、判断が必要な入金の消込は担当者が行います。業務判断まで無条件に自動化する仕組みではなく、同じ情報を見ながら次の処理へ進めるための仕組みです。

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1件の受注を入金まで追う、4つの手順

最初は取引先1社・受注1件で、担当者の操作と情報の受け渡しを確認します。

1. 1.受注を受け付ける

   ポータル注文、または社内入力で受注を登録します。取引先、品目、数量、単価、税方式、受注日・納期を確認します。

2. 2.納品を確認する

   納品後に受注の状態を納品済みに進めます。請求前に金額や備考を確認し、必要な訂正は受注側で行います。

3. 3.請求対象を確認して発行する

   締め処理で対象の納品済受注を確認します。請求書は1受注につき1枚。同じ取引先の複数受注も、1枚には合算しません。

4. 4.入金を確認して消し込む

   決済リンクによるカード決済、銀行データ取込、手動登録の入金を確認します。自動突合の対象外や差額がある入金は、明細と請求を確認して手動で処理します。

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受注明細から請求書までの金額例

次は税抜受注・税率10%の説明用サンプルです。単価は小数第2位まで扱え、明細の金額は単価×数量を1円未満切り捨てで求めます。消費税の端数処理は会社設定に従います。

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導入前に確認したい利用範囲

受注から回収までを対象とした販売管理です。既存の仕入・在庫・会計業務も置き換えたい場合は、必要な処理を分けて確認してください。

• 受注の状態は「受注済→納品済→請求済」の固定した流れです。独自の承認ワークフローを自由に組み立てる機能ではありません。
• 締め処理で受注の税方式を変更することはできません。発行後の修正は取消・再作成の手順で扱います。
• 銀行データは対応形式のファイルを取り込む運用です。銀行口座との常時自動同期を前提にしません。
• 入金名義や金額等の条件により自動突合できないものがあります。手数料差額・一部入金・合算入金は内容を確認して処理します。

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デモで確認するものを、先に揃える

普段使っている品目・取引先・受注・請求の例を各1件ずつ用意すると、現在の運用との違いを具体的に確認できます。実際の機密情報を送る前に、共有範囲は相談してください。

• 取引先の締め日・支払条件、利用する税方式、品目単価を確認する。
• 誰が受注を確認し、誰が納品・請求・消込を担当するかを決める。
• 取引先がポータルから注文する場合と、社内で受注を登録する場合を試す。
• 現在の銀行データ形式と、未入金を確認する手順を相談する。